訃報を仕事上の取引先に伝える際の例文|葬儀の情報を伝えるポイント

突然知らされることがほとんどという訃報、内容が内容であることから伝え方にも気を使います
また伝える方法も様々な伝達手段が発達している現代では、どの伝達手段をとればよいのかのマナーも気になります。
訃報を伝える際ははスピードと必要な情報を特に考えましょう。
仕事関係で会う可能性がある、社員の訃報を取引先へ伝える場合を例に訃報をお伝えする時の手段、伝えなくてはいけないない事柄についてお話します。
 

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基本的な伝え方は電話・電報・ハガキ・メール

以前は関係各所への連絡は、一人一人に電話やファックスまたは電報や速達ハガキを利用して逝去をお知らせしていました。
しかし情報伝達手段が発達した現在では、パソコンや携帯でのメールでより多くの方へ一斉にお知らせすることも増えています。
メールの場合の文面については、文書でお知らせする内容と同様に後述します。

ただ訃報を早くお知らせできるメールですが、マナーとしてはあまりよいとされていません。
メールで知らせる場合は、社内の同じ部署内や親しい知人といった関係の深い方、ビジネス上のお付き合いで取り急ぎお知らせしなくてはならない場合にとどめておきましょう。
取引先などへは第一報を電話で、葬儀などの情報をあらためてメールでお送りするといった方法もよくとられています。

社外に伝える場合は敬語の使い方に注意する

訃報の文面には、社内の場合と社外の場合で喪主などに対して敬語の使い方が大きく変わってきます

社内への訃報

社内の訃報の場合は亡くなった方やそのご遺族に対して敬語を使用します。
例えば喪主の方を「喪主 〇〇様(故人の奥様)」、亡くなった方が社員のご家族の場合敬語はもちろんですが続柄も特別な表現で表します。

<亡くなった方との関係と使用する表現>

「父親→ご尊父」「母親→ご母堂」「夫人→ご令室」「夫→ご主人、ご夫君」「息子→ご子息」「娘→ご令嬢」となります。

例)
営業部第一営業課〇〇氏のご尊父〇様には永らくご病気ご療養中のところ〇月〇日午前〇時にご逝去されました

 

取引先などの社外への訃報

社外への訃報では、社員は身内ですので故人や遺族に対して敬語は使わず、社外の相手先に対して敬語を使います。

例)

弊社代表取締役会長 〇〇儀病気療養中のところ〇月〇日午前〇時〇分永眠いたしました 享年〇〇」
喪主に対しても「喪主:(妻)○○」と敬語は使いません。

ビジネスマナーの基本ですが、自社の役職であっても社外の方との会話や文章では敬語は使わないのが原則です。

「課長の○○が申しておりました」
×「〇〇課長が仰っていました

訃報をお伝えする時のマナー

訃報やお悔やみの言葉で使ってはいけない言葉がありますので注意が必要です。
不幸が再び重なって起こるらないように、「重ねる」「再三」「また」「再度」「くれぐれも」「たびたび」「しばしば」といった「重ね言葉」を使ってはいけません。
また「死」や「苦」を連想させる四や九も使用は避けます。
「生きる」「死ぬ」といった直接的な表現を避け、「生きていた時」のことは「お元気なころ」「ご生前」、「亡くなった」ことは「逝去した」といった遠回しな表現を使いましょう。
遺族や故人に敬意をはらい、不吉なことを連想させるような言葉も使わないとされています。

訃報には葬儀に関する情報を必ず知らせる

 

訃報はできるだけ急いで情報を取りまとめ、社内や関係のある取引先に通知しなくてはいけません。
一般的な会社の場合は総務部や人事部が担当しますが、部署内に事務担当者がいる場合など直接連絡要員として役目が回ってくることもあります。
社内文書でフォーマットがあることが多く、情報を埋め込んでいけば問題なく作成できます。

訃報の書き方についてマナーを知っておくと情報が足りなかったり、失礼な文面だったりといった不備が発生することを避けられます。

亡くなったのが

・会社の社員なのかそれともご家族の方なのか

通夜や葬儀・告別式の日付など

こうした情報を正確に把握する必要がありますし、社内向けの訃報と社外用では書き方も違っています
訃報は通知するタイミングが遅くても葬儀前日までが基本で時間との勝負です。
亡くなったというお知らせから葬儀の日まで日数は限られていますし、訃報を受け取った方が電報やお供物などの手配やスケジュール調整に支障がないようにしなくてはいけません。

葬儀の日程・場所に加え地図を付けると良い

訃報を作成する場合社内向けと、社外向けでは書き方に若干の違いがありますが、共通して伝えなくていけない内容は決まっています。

・いつ、誰が亡くなったのか
・通夜、葬儀・告別式の詳しい日時や場所
・葬儀の形態(仏式、神式など)
・喪主の氏名、連絡先

この他通夜だけご自宅でという場合は「通夜は○月○日自宅にて執り行います」と特記して、住所と連絡先電話番号を記入します。
また、葬儀会場への行き方や交通手段、地図などを添付すると親切です。(自宅の場合の地図は個人情報保護の観点からご遺族に確認してから添付ましょう)
最近では「家族葬」も増え、家族や親族者のみの葬儀のため参列辞退や香典辞退のこともありますのでご遺族の意向その旨は記載します。

メールなどでは地図をつけると親切

メールでお知らせする場合も、携帯のGPS機能が備わっていて住所があれば行きつけるのですが葬儀会場の地図を添付するとより丁寧です。
一般のマップではわかりづらい参列者用の入り口や会場の入り方など、大きな葬儀会館で他の葬儀が重なるようなケースもあります。
葬儀場に火葬場が併設されていると、駅から遠かったり公共交通機関のダイヤの本数が少なかったりする場所のことがあります。
行き方がわかりやすい地図や交通機関の案内を添付して、参列者がスムーズに参列できるようにしましょう。

 

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取引先へ社員の訃報を知らせるための例文

会社として訃報を出す場合、関係各所の取引先へ訃報が徹底されていないと相手に不信感を抱かせることになりかねません。
訃報を作る、または送付する担当の方には内容や連絡先に抜けのないしっかりとした対応が求められています。

例文をご紹介します。

 

平成XX年XX月XX日

株式会社〇〇御中

〇〇株式会社
〇〇部〇〇

訃 報

弊社取締役営業部長○○○○儀。かねてより病気療養中でございましたが、XX月XX日午後0時00分、XX歳にて永眠(※1)いたしました。

ここに生前のご厚誼に深く感謝いたしますとともに謹んでご連絡申し上げます。
つきましては通夜ならびに葬儀告別式を下記日程にて執り行いますので合わせてお知らせ申し上げます。

・通夜      XX月XX日(水) 午後 00時より00時
・葬儀告別式   XX月XX日(木) 午後 0時より0時
・場所      〇〇斎場(住所、電話番号、地図などを記載)
・喪主      (妻)〇〇
・担当連絡先   総務部総務課(電話番号を記載)

なお、誠に勝手ながらご供花、ご供物、ご香典の儀は固くご辞退申し上げます。

 

※最近は享年を記さないことが多くなりました。

葬儀案内状の宛名については、手書きでなくてかまいません。

 

まとめ

・訃報は関係各所へ滞りなく漏れなく、迅速に出す必要があります。
・社内と社外の場合取り扱う情報は同じですが、文面は違いますので注意が必要です。
・葬儀の形態によってなど、ご遺族からの意向をきちんとお伝えしなくてはなりません。

最近多くなってきた家族葬の場合、参列をお断りする形式も出てきました。
家族葬は参列を望んでいないため、遺族からの連絡が個人的にお付き合いに合った方には後日になること多く「どうして、知らせなかった」とお叱りを受けることがあります。
家族葬であっても遺族はまず会社には連絡してきますので、訃報の出し方でひとつで家族葬で執り行う連絡が行き届いていなかったために起るトラブルは回避することができます。

 

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