身内に不幸があった時メールで会社関係へ連絡する時注意したいこと

突然やってくる身内の不幸、会社に迷惑はかけたくないものの葬儀の準備や参列などで休まざるを得ません。
こうした身内の不幸の場合忌引き休暇というものがあります。
忌引き休暇は何親等かで取得できる日数が変わってきます。
また、業務に支障が起きないよう上司への報告や引継ぎに関する相談もしなくてはいけません。
突然の忌引き休暇を取る時の基本マナーについてご紹介します。

 

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身内に不幸があったら「口頭連絡」が基本

身内の不幸の連絡が入ったら、まずは上司に連絡が基本です。
この時、誤解や伝達ミスなどが起こらないよう第一報は口頭での直接連絡が基本マナーです。
会社によっては弔電を準備したり、参列や受付などに応援を出したりするところもありますので忌引きの連絡は直属の上司へ行います。
連絡した時不在などで直接報告できなかった場合でも、伝言で依頼したままにせず少し時間をおいて改めて直接上司に連絡を入れるようにしましょう。
基本的なマナー上忌引きの報告は電話など口頭で伝えるところですが、連絡が深夜や早朝の場合など常識的に連絡をする時間帯ではないこともあります。
このような場合は、メールで報告を入れ改めて直接口頭で伝えるようにします。

 

連絡の必須項目は「続柄」「喪主か否か」「通夜・葬儀の日時」

突然の身内の不幸で誰しも冷静ではいられないのですが、忌引きの連絡をする場合は必ず伝えるべきことがあります。

<忌引きで休暇を取る場合口頭で伝えるべき内容>

・誰(自分との続柄)か
・いつ亡くなったのか
・喪主が誰か
・通夜と告別式の日時・会場名・住所・会場連絡先・喪主

血縁関係によって休暇日数が変わる

亡くなった人と自分との続柄によって取得できる忌引き休暇の日数が変わってきます。
連絡する場合は、業務の影響を考え取得する日数を明確にしておく必要があります。
連絡を受けた上司も続柄から休暇がどのくらいになるかすぐに判明しますし、場合によっては会社として葬儀の手伝いや弔電など出す際必要な情報になります。

<一般的な忌引き休暇の取得日数>

続柄忌引き休暇の取得日数
配偶者10日
自分の父母7日(喪主の場合は10日)
5日
兄弟姉妹3日
祖父母3日
配偶者の父母3日
叔父・叔母1日
1日
配偶者の祖父母1日
配偶者の兄弟1日

 

忌引き休暇の適用される日数や、申請の方法などは会社によって異なります
あらかじめ就業規則を確認しておくと安心です。

業務引き継ぎについては口頭連絡後にメールする

忌引き休暇の連絡をした後、メールで業務の引継ぎなどを行います。
業務の内容とスケジュールで代理やフォローが必要な事項をメールします。
取引先などと打ち合わせがある場合など、延期してもらうのか代理で出てもらうのか等相談が必要です。
相手先に代行する担当者を知らせる必要がある場合も出てきますので、業務に支障がでないように心がけましょう

上司・総務へのメール例文

〈上司・総務に送るメールの内容〉

【件名】○月○日~○月○日 忌引き休暇願い(○○部○○)
【本文】
〇〇部○○(役職)
○○様

この度、(続柄)○○の死去に伴い、忌引き休暇の取得をお願いいたしたく、ここに届け出いたします。
内容は以下の通りです。
期間:平成○年○月○日~平成○年○月○日まで計○日間
理由:○○の葬儀の準備・片付けのため

忌引き休暇中はTEL(000-0000-0000)へ連絡いただけると助かります。
何卒よろしくお願いいたします。

〇〇部○○(または電子署名)

 

実際の忌引き休暇の届け出は会社のフォーマットがあり、手続きは出社後になりますが休暇を取得する連絡をまずはメールでしておきましょう。

 

取引先へは必ず「不在時担当者」を伝える

忌引き休暇中の業務の引継ぎで必要な取引先への連絡の場合は上司と相談のうえ、連絡メールを送る場合の一例をあげます。

忌引き休暇の間の代理の担当名と連絡先をお知らせします。

 

【件名】アポイント日時変更のお願い(株式会社○○ ○○)
【本文】
株式会社○○ 〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社○○ ○○です。
○月○日 ○○についての打合せをお願いしておりました件でご連絡差し上げました。
私事で大変恐縮ではございますが、身内に不幸があったため打合せの予定を延期していただきたく存じます。
急な予定変更、誠に変申し訳ございません。
なお、私の不在の間に何かありましら、弊社〇〇宛て(000-0000-0000)にご連絡いただければと存じます。
お時間を頂戴していたにも関わらず、このような事になりお詫び申し上げます。
休暇明けに改めましてお日にちの調整をお願いいたしたく、何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社○○ ○○部○○(または電子署名)

 

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連絡への返信タイトルには必ず名前を入れる

メールの件名にはすぐ誰からかわかるように、必ず部署と名前を入れましょう。

繰り返し言葉や不幸を連想させる言葉はNG

不幸のあった場合、メールの内容に忌み言葉を使うのは避けます

読み方によっては、縁起の悪さを連想させる「四」や「九」といった言葉などが忌み言葉とされています。

また、「重ねる」「重ね重ね」「返す返す」「再び」「くれぐれも」「たびたび」「いよいよ」「追う」といった言葉も不幸が重なる、不幸が再び来るといった連想刺せる重な言葉も使用しません。

丁寧・わかりやすい・簡潔な文章が基本

慌ただしい中でメールを発信しなければなりません。
文章はわかりやすく、簡素で内容が直ぐわかるものにしましょう。
目上の方や取引先にメールをする場合は、丁寧な失礼のない文章もお忘れなく。

まとめ

身内に不幸があったら

・まずは直属の上司に直接口頭で連絡が基本
・業務の引継ぎなど必要な場合は、メールで上司に相談
・取引先への連絡には代理の窓口の連絡先を明記

葬儀が終わり忌引き休暇明けには、上司や同僚には挨拶をして葬儀が無事終わった報告と感謝の気持ちを伝えましょう。
3日以上の忌引き休暇など長期間の休暇を取っていた場合は、菓子折りなどを配るなどの気遣いや香典をいただいている場合は香典返しもしましょう。

 

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